Какво е ключов показател за ефективност (KPI)?

Ключов показател за ефективност (KPI) е измерима стойност, която показва колко ефективно една компания постига ключови бизнес цели. Организациите използват KPI, за да оценят успеха при постигане на целите. KPI на високо ниво могат да се фокусират върху цялостното представяне на бизнеса, докато KPI на ниско ниво могат да се фокусират върху процеси в отдели като продажби, маркетинг, човешки ресурси или поддръжка.
 

Ключовите показатели за ефективност са от съществено значение за успеха на всички организации и служат като еталон за насочване на компанията към постигане на нейните цели. Независимо дали се отнася за цялата компания, отдел или на лично ниво, определянето на KPI осигуряват фокус върху стратегическото и оперативно подобрение, създават аналитична основа за вземане на решения и помагат да се фокусира вниманието върху най-важното.

Нека да разгледаме някои от основните причини, поради които KPI са важни: 

-Поддържайте служителите си ангажирани  

Не е тайна, че хората в една организация са от съществено значение за успеха на бизнеса. Наемането на правилните хора е първата стъпка, но също така е важно да се уверите, че тези хора са ангажирани и се движат в правилна посока. KPI помагат за обединяването на екипи, за да работят за постигане на обща цел, да проследяват напредъка на индивидуално ниво и да признават усилията на служителя. Когато служителите се чувстват отговорни за постигането на целите, определени от KPI, е по-вероятно да настояват и да получат повече удовлетворение от добре свършената работа. KPI също могат да действат като стимул или мотивация за предизвикване на конкурентно съперничество между членовете на екипа, което отново помага да ги ангажирате и да ги поддържате в правилния път.

KPI могат да се използват, за да дадат обективна и реалистична оценка на представянето на вашата организация. Те могат да варират в зависимост от типа бизнес, но могат да включват и показатели като приходи, разходи, брутен марж на печалба, нетен марж на печалба, растеж, брой клиенти. Като преглеждате редовно своите KPI, ще ви бъде по-лесно да видите дали сте на прав път или рискувате да пропуснете целта си, което ви позволява да правите системни корекции, за да не прибягвате до отчаяни промени в края на всеки месец.

KPI са изключително информативни, тъй като могат да се използват за ефективно информиране и оформяне на ключови решения и бизнес стратегии. Като се вземат предвид ключовите показатели за ефективност, висшето ръководството ще разполага с реални данни, които да използват за подпомагане вземането на решения, вместо да вземат такива въз основа на тяхната интуиция или вътрешно усещане. KPI обаче не работят изолирано. Един ключов индикатор за ефективност може да бъде причината за вземане на решение, но вземането под внимание и на други показатели ще помогне за насочване на резултата от решението.

-За откриване на модели във времето 

Ако измервате едни и същи KPI месечно или тримесечно, най-вероятно ще започнете да откривате модели и тенденции в данните. Това ще ви помогне да предвидите кога са по-свободните или най-натоварените ви периоди, за да можете най-добре да оформите стратегията си през тези периоди. Например, ако знаете исторически кога е вероятно да имате най-спокойният месец, можете да използвате това време, за да планирате обучение или системни актуализации. По същия начин, ако знаете, че наближава натоварен месец, можете да използвате времето за престой, за да се подготвите.
 

KPI ще бъдат ефективни само ако са в съответствие с целите и задачите на компанията и като всяка друга цел трябва да бъдат добре дефинирани, ясни и измерими.

Прилагането на техниката SMART към вашите KPI е чудесен начин да гарантирате, че те са в съответствие с общите ви цели и имат най-добрия шанс да бъдат ефективни. 

♦ Специфичен – Уверете се, че KPI е специфичен и достатъчно ясен за измерване. Събраната информация трябва да е актуална и да предоставя информация, с която можете да действате. Колкото по-общо е това, толкова по-трудно ще бъде да определите дали постигате успех или неуспех в тази област. 

♦ Измерим – Често най-ефективните KPI са числови или могат да бъдат количествено определени. Това ясно ще покаже представянето или напредъка и ще помогне за сравнение с минали или очаквани резултати. 

♦ Постижим – Няма нищо по-демотивиращо от стремежа към цел, която е напълно недостижима. Искате да сте сигурни, че сте задали KPI, който е предизвикателен и амбициозен, но не и недостижим. 

♦ Уместен – Ако KPI не е от значение за вашата цялостна стратегия и цели, тогава няма смисъл да действате по него. 

♦ Обвързан с времето – Трябва да определите времева рамка, в която да се постигне KPI. Ако не се вижда крайна дата, има много по-малко стимул за постигане на KPI. Настройте редовни интервали за отчитане, за да можете да проследявате напредъка на вашите усилия.